De gemeente Amersfoort handelt ‘niet geloofwaardig’ en ‘in strijd met het zorgvuldigheidsbeginsel'. Tot dat harde oordeel komt de rechtbank Utrecht in een procedure die tegen de gemeente is aangespannen door De War.
Het kunstenaars- en wetenschapscollectief De War is al ruim twee jaar bezig om via de Wet openbaarheid bestuur bij de gemeente Amersfoort documenten op te vragen die te maken hebben met de verkoop van de voormalige Warner Jenkinson-fabriek aan de Geldersestraat. In die procedure werd een bod van De War, gebruiker van het fabriekscomplex, verworpen. De voormalige kleurstoffenfabriek werd uiteindelijk gekocht door autobedrijf Rovase die ruim 820.000 euro had geboden.
In het biedingsproces was bepaald dat het fabriekspand niet automatisch naar de hoogste bieder zou gaan. De gemeente, eigenaar van het pand, zou ook kijken naar vier andere punten zoals de visie op de ontwikkeling van het gebied en het gebruik van de locatie. Hoe is die aanbesteding verlopen? Om daar duidelijkheid in te krijgen besloot De War een beroep te doen op de Wet openbaarheid bestuur.
Omdat de gemeente in zijn ogen teveel documenten achterhield of geheim verklaarde, stapte het collectief juni 2018 naar de bestuursrechter in Utrecht. Een meervoudige rechtbank stelde in juli 2018 in een tussenuitspraak dat de gemeente Amersfoort niet had voldaan aan haar verplichting om alle documenten over de zaak op te sturen. De rechters hadden die nodig om over het al dan niet openbaar maken daarvan te kunnen oordelen.
De rechtbank sprak zijn ongenoegen uit over de stelling van de gemeentelijke jurist dat bepaalde documenten niet meer bestonden omdat de inhoud van mailboxen van ambtenaren waren gewist. Dat was niet alleen gebeurd met de mailboxen van drie vertrokken ambtenaren maar ook met de mailbox van Nico Kamphorst, de hoogste ambtenaar van de gemeente.
Dat hierdoor mails en documenten niet meer te vinden waren, ging er bij de rechters niet in: ‘Hoewel de rechtbank wat Kamphorst betreft wil aannemen dat hij minder of op een andersoortige wijze per e-mal communiceert, is ook hier niet inzichtelijk gemaakt dat het wissen van e-mails en andersoortige documenten in de mailbox ook daadwerkelijk tot gevolg heeft dat die documenten van de server zijn gewist en daardoor niet meer raadpleegbaar zijn.’ De werkwijze van Kamphorst lijkt in strijd te zijn met de verplichting van de Archiefwet dat documenten zeven jaar moeten worden bewaard, zo stelde de rechtbank.
Verder oordeelde de rechtbank dat de gemeente Amersfoort ‘onzorgvuldig te werk’ was gegaan bij het weglakken van namen en gegevens in een aantal documenten. Op zich mag de gemeente dat doen maar dan moet zij helder aangeven waarom dat is gebeurd. En die motivering ontbrak.
De rechtbank gaf de gemeente in een tussenuitspraak de kans om de ontbrekende documenten alsnog op te sporen en om beter te motiveren waarom gegevens waren weggelakt en documenten achter gehouden.
Op 31 augustus 2018 reageerde de gemeente Amersfoort in een brief op de verwijten van de rechtbank. De afdelingsmanager ITD (IT Dienstverlening en advies) legde daarin uit dat binnen de gemeente een onderscheid bestaat tussen formele en informele mail. Het is de verantwoordelijkheid van de medewerkers zelf om dat onderscheid te maken en om formele mails plus bijlagen aan te bieden aan de postkamer die ze dan opneemt in het archief. ‘Dit beleidsuitgangspunt dient wellicht heroverwogen te worden’, opperde de afdelingsmanager.
Over vertrokken ambtenaren schreef hij dat hun mailboxen tot maximaal twaalf maanden na hun vertrek benaderbaar blijven voor medewerkers van de afdeling ITD. De afdelingsmanager sloot zijn betoog af met de woorden dat ‘niet zonder meer vast staat dat er met deze werkwijze in strijd gehandeld is/wordt met de Archiefregelgeving’. Kortom, zo zeker is de gemeente niet van haar zaak.
In de uitgebreide brief stelde de gemeente dat een nieuwe zoektocht in de mailboxen van drie vertrokken ambtenaren geen nieuwe documenten en mails over De War hadden opgeleverd. Onderzoek in de mailbox van Kamphorst bracht wel een nieuw document boven water; dat zal in de procedure worden overlegd.
Op 7 februari 2019 deed de rechtbank opnieuw uitspraak. Onder de indruk van het werk van de gemeente was de rechtbank niet.
Documenten die onder het bereik van de Wob vallen waren in de mailbox van Nico Kamphorst gewist. Dat had de gemeente zelf toegegeven. Daardoor kon de rechtbank niet toetsen of openbaarmaking van documenten terecht was geweigerd. Dat betekent voor de rechtbank dat de weigering deze documenten openbaar te maken ten onrechte is geweest. De gemeente handelde in strijd met het zorgvuldigheidsbeginsel.
De stelling van de gemeente dat zij de door De War gevraagde documenten niet meer heeft, kwam de rechtbank als ‘niet geloofwaardig’ voor.
Het zijn harde uitspraken, want juist van de overheid mag je verwachten dat die alle wetten en regels naleeft. Amersfoort kreeg van de rechtbank de opdracht om bepaalde documenten alsnog geheel openbaar te maken. Bovendien moest de gemeente opnieuw over het Wob-verzoek van De War beslissen.
Hoewel de bestuursrechter het beroep van De War tegen het besluit van de gemeente gegrond verklaarde, won De War niet op alle punten. In twee documenten had de gemeente namen en passages weggelakt. De leden van De War vermoeden dat deze ‘bijzonder relevant’ kunnen zijn om het besluitvormingsproces rond de aanbesteding te doorgronden. Maar dat argument vond de rechtbank ‘onvoldoende concreet’. De gelakte namen hoeven dus niet openbaar te worden gemaakt.
De grote vraag of de gemeente Amersfoort de Archiefwet had overtreden, liet de rechtbank onbeantwoord. Het was al zo helder dat Amersfoort in deze Wob-procedures onzorgvuldig had gehandeld dat de rechter aan de beantwoording van die vraag niet eens was toegekomen.
Ook kenners van de Archiefwet willen hun vinger aan deze kwestie niet branden. Emeritus hoogleraar Archiefwet Eric Ketelaar laat De Stadsbron weten dat hij geen oordeel wil vellen omdat een van zijn pupillen, Natasja Pels, net de nieuwe gemeentearchivaris van Amersfoort is geworden. Deskundigen van het Nationaal Archiefwetenschap willen niets zeggen over een instituut waar ze zelf niet werken.
Blijft over de provincie Utrecht. Daar huist de ‘archiefpolitie’ die toezicht houdt op de manier waarop Utrechtse gemeenten omgaan met de Archiefwet. De Stadsbron stuurt de inspecteur zowel het tussen- als het eindvonnis, maar ook die wil geen oordeel vellen. Omdat in principe zowel De War als de gemeente nog in hoger beroep kan gaan en de gemeente bovendien is opgedragen om een nieuw besluit te nemen, is de zaak juridisch gezien nog onder de rechter. En zolang dat het geval is, wil de ‘archiefpolitie’ niets zeggen.
Wel wijst een woordvoerder van de provincie op een brief die de inspecteur recent naar de gemeente stuurde: de Beoordelingsbrief over de periode 2017-2018. Over dat tijdvak beoordeelt de inspecteur de archiefprestaties van de gemeente Amersfoort als ‘redelijk adequaat’, geen echt compliment, maar ook geen veroordeling.
De gemeente, bezig met een omslag naar papierloos werken, krijgt van de inspecteur nog een aanbeveling mee: ‘Om risico’s op informatieverlies met daaruit voortvloeiende gevolgen te beperken, is het van belang dat digitale duurzaamheid op de agenda blijft staan’.
Op 26 maart nam de gemeente een nieuw besluit over het Wob-verzoek van De War, zoals de rechtbank had opgedragen. Een aantal documenten en mails werden alsnog zonder weggelakte passages openbaar gemaakt. Hoewel ze dat eigenlijk niet nodig vond had de gemeente een extern it-bedrijf, Northwave uit Nieuwegein, onderzoek laten doen in de digitale systemen. In de mailbox van Nico Kamphorst was daarbij een mail gevonden die gedeeltelijk openbaar is gemaakt. Opmerkingen van de topambtenaar over een concept raadsinformatiebrief en over weggelakte passages blijven geheim.
Voor de vraag of de e-mailberichten in strijd met de archiefregels niet zijn gearchiveerd, verwijst de gemeente naar haar brief van 31 augustus 2018 aan de rechtbank.
Daarin liet de gemeente Amersfoort doorschemeren (zie boven) dat ze niet zeker weet of de Archiefwet wel helemaal is nageleefd. Maar in recente antwoorden op vragen van De Stadsbron hierover is die twijfel verdwenen. Op 12 april schrijft een woordvoerder: ‘Een medewerker is zelf verantwoordelijk voor de afweging welke mails gearchiveerd dienen te worden en welke niet. De mails die gearchiveerd worden, worden aangeboden bij de postkamer. Dit is conform de Archiefwet.’
Het is nu afwachten wat de hogere rechter over het archiefbeleid van de gemeente Amersfoort zal oordelen, want De War is inmiddels tegen het eindvonnis van de Utrechtse rechtbank in hoger beroep gegaan. Hoewel de procedure op veel punten is gewonnen, zijn nu juist de twee documenten waarover de rechtbank oordeelde dat gedeelten daarin terecht door de gemeente zijn weggelakt, in de ogen van De War essentieel. Het collectief hoopt dat de rechter in hoger beroep alsnog tot openbaarmaking van die delen zal beslissen.