Archief Eemland krijgt geen nieuwe directeur. Na de pensionering van Ina Loovers in de zomer van 2020 nam gemeentearchivaris Natasja Pels de taken waar als interim-directeur. Nu gaat het archief verder zonder directeur. Eind 2021 werd het archief onderdeel van de afdeling Informatievoorziening van de gemeente Amersfoort.
De taken die de directeur had, worden overgenomen door de afdelingsmanager Informatievoorziening, Wim Vreeman. De afdeling informatievoorziening is een nieuw opgerichte afdeling, waarin de afdeling IT dienstverlening en advies, het team Informatiebeheer en het Archief Eemland zijn samengevoegd. Het archief maakte altijd al onderdeel uit van de gemeente, maar dan als zelfstandig onderdeel. Het Archief Eemland beheert de archieven stichting Kamp Amersfoort, particuliere archieven, en de archieven van de gemeenten Amersfoort, Baarn, Bunschoten, Eemnes, Leusden, Renswoude, Soest en Woudenberg.
'Voor het Archief Eemland heeft dit geen gevolgen', laat woordvoerder Manolito Buth van de gemeente Amersfoort weten. 'De gemeentelijke archiefdienst blijft dezelfde taken uitvoeren als de afgelopen jaren: het bewaren, beheren en beschikbaar stellen van papieren en digitale archieven.'
Onrust
De afgelopen maanden ontstond onrust onder de vrijwilligers van het archief over de toekomst van het Archief Eemland. Sinds het begin van de coronacrisis, maart 2020, waren vrijwilligers onder de coronamaatregelen niet langer welkom in het Archief Eemland. Directeur Ina Loovers ging met pensioen, waarna gemeentearchivaris Natasja Pels aantrad als interim directeur. Eind 2020 werden alle lopende vrijwilligersprojecten stilgezet.
Twee jaar na het uitbreken van de coronacrisis, zijn de vrijwilligers afgelopen maandag geïnformeerd over de veranderingen bij het archief. Zo gaat een aantal vertrouwde gezichten bij het archief met pensioen, of elders binnen of buiten de gemeente aan het werk. Manolito Buth, woordvoerder bij de gemeente, laat weten dat hij verwacht dat de vrijwilligersprojecten na de zomer weer kunnen opstarten.
Logische stap
‘Op zich is het een logische stap om een archief onder te brengen bij een afdeling van de gemeente’, zegt Hans Waalwijk, onderzoeker en docent archivistiek aan de Hogeschool van Amsterdam. ‘Een archiefdienst is hoe dan ook een soort afdeling van de gemeente.’
‘De bestuurlijk en politiek verantwoordelijke voor het informatie- en archiefbeheer is het College van burgemeester en wethouders. Zij moeten een archiefbewaarplaats inrichten en een archivaris benoemen, die over bepaalde diploma’s moet beschikken. En dat is wat de wet zegt. Als het College die taak neerlegt bij de afdeling informatiebeheer van de gemeente, dan kan dat. Sterker nog, het is wellicht gewoon slim om dat te doen’, zegt Waalwijk.
Dat komt omdat een aantal wetten waar archieven mee te maken hebben, veranderen. Zo komt er een nieuwe archiefwet, die bepaalt wat archieven moeten bewaren en hoe lang. De belangrijkste wettelijke taak van een archief is het bewaren van documenten die de gemeente maakt of ontvangt, en die te maken hebben met de taken van een gemeente. Dat zijn brieven, maar ook e-mails, tweets, databases of sms’jes – een berg data die alleen maar groeit. ‘Dat niet alles wordt bewaard, is logisch’, zegt Hans Waalwijk. ‘Op basis van een selectielijst wordt bepaald wat wel en niet overgebracht wordt naar het archief.’
Archiefstukken uit het Archief Eemland. Beeld: Rob Lampe
Voorheen was de termijn daarvoor 50 jaar, volgens de huidige archiefwet moeten stukken na 20 jaar overgebracht worden naar het archief. Per juli 2022 of januari 2023 – wanneer de nieuwe archiefwet ingaat – is dat al na 10 jaar. Daarnaast gaat per 1 mei de nieuwe wet Open Overheid in, die ervoor moet zorgen dat overheidsinformatie beter vindbaar wordt. Gemeenten zijn dan verplicht om documenten in elf categorieën actief openbaar te maken, zoals jaarverslagen, onderzoeken, beschikkingen, klachten en wob-verzoeken. ‘Dat is een taak die voor de gehele gemeente geldt’, laat Manolito Buth weten. ‘De afdeling Informatievoorziening speelt wel een grote rol bij het inrichten van die taak.’ De nieuwe afdeling zal dus veel taken op het bordje krijgen.
Zonder directeur
De gemeente geeft als verklaring dat de functie 'directeur' van het Archief Eemland geen formele functietitel bij de gemeente is, maar alleen naar de buitenwereld toe gebruikt werd. 'De redenering is dat dat niet meer nodig is', aldus Manolito Buth.
‘Zonder directeur wordt het archief nog meer een onderdeel van de gemeente’, zegt oud-directeur Alice van Diepen desgevraagd. ‘Het laat zien dat een keuze is gemaakt met focus op digitale informatie en dienstverlening. Dat hoeft niet erg te zijn, afdelingen zoals archeologie en monumentenzorg zijn ook afdelingen van de gemeente die goed functioneren. Er zijn meer archieven die onderdeel uitmaken van een gemeentelijke afdeling, hoewel de meeste wel een aparte afdeling vormen.
‘Wat je mist, zijn de voelsprieten in de stad. Het is belangrijk om signalen uit de stad te blijven oppikken en relaties met particuliere archiefvormers en individuen te onderhouden. Een archief is méér dan overheidsdocumenten die bewaard worden, het is ook het geheugen van de stad. Mijns inziens wil je ook nadenken wat van de huidige samenleving bewaard moet blijven’, zegt Van Diepen. ‘Bijvoorbeeld door oral history. Zo werkte ik bij het archief in Amsterdam tijdens de kroning van Willem-Alexander: bij zo’n groot evenement wil je documenteren hoe inwoners dat beleven.’
‘Als onderdeel van de afdeling informatievoorziening is het zaak om ook die functie van het archief te borgen. Je bent niet alleen informatiebeheerder, je rol is ook het bewaren van een stuk geheugen van de stad. In die zin snap ik de zorgen van de vrijwilligers. De kans is groot dat je eerder ondergesneeuwd raakt.’
Gevraagd naar of het archief wil blijven fungeren als geheugen van de stad door ook de inbreng van particuliere inwoners te documenteren, laat woordvoerder Manolito Buth weten dat Archief Eemland ‘de collectie van overheidsarchieven [blijft] aanvullen met het verwerven van belangrijke particuliere archieven. We zien dat als een belangrijke taak voor een gemeentelijke archiefdienst.’