Rechtbank: Gemeente Amersfoort handelde onzorgvuldig in procedure met De War

De gemeente Amersfoort handelt ‘niet geloofwaardig’ en ‘in strijd met het zorgvuldigheidsbeginsel'. Tot dat harde oordeel komt de rechtbank Utrecht in een procedure die tegen de gemeente is aangespannen door De War.

Het kunstenaars- en wetenschapscollectief De War is al ruim twee jaar bezig om via de Wet openbaarheid bestuur bij de gemeente Amersfoort documenten op te vragen die te maken hebben met de verkoop van de voormalige Warner Jenkinson-fabriek aan de Geldersestraat. In die procedure werd een bod van De War, gebruiker van het fabriekscomplex, verworpen. De voormalige kleurstoffenfabriek werd uiteindelijk gekocht door autobedrijf Rovase die ruim 820.000 euro had geboden.

In het biedingsproces was bepaald dat het fabriekspand niet automatisch naar de hoogste bieder zou gaan. De gemeente, eigenaar van het pand, zou ook kijken naar vier andere punten zoals de visie op de ontwikkeling van het gebied en het gebruik van de locatie. Hoe is die aanbesteding verlopen? Om daar duidelijkheid in te krijgen besloot De War een beroep te doen op de Wet openbaarheid bestuur.

Omdat de gemeente in zijn ogen teveel documenten achterhield of geheim verklaarde, stapte het collectief juni 2018 naar de bestuursrechter in Utrecht. Een meervoudige rechtbank stelde in juli 2018 in een tussenuitspraak dat de gemeente Amersfoort niet had voldaan aan haar verplichting om alle documenten over de zaak op te sturen. De rechters hadden die nodig om over het al dan niet openbaar maken daarvan te kunnen oordelen.

De rechtbank sprak zijn ongenoegen uit over de stelling van de gemeentelijke jurist dat bepaalde documenten niet meer bestonden omdat de inhoud van mailboxen van ambtenaren waren gewist. Dat was niet alleen gebeurd met de mailboxen van drie vertrokken ambtenaren maar ook met de mailbox van Nico Kamphorst, de hoogste ambtenaar van de gemeente. 

Dat hierdoor mails en documenten niet meer te vinden waren, ging er bij de rechters niet in: ‘Hoewel de rechtbank wat Kamphorst betreft wil aannemen dat hij minder of op een andersoortige wijze per e-mal communiceert, is ook hier niet inzichtelijk gemaakt dat het wissen van e-mails en andersoortige documenten in de mailbox ook daadwerkelijk tot gevolg heeft dat die documenten van de server zijn gewist en daardoor niet meer raadpleegbaar zijn.’ De werkwijze van Kamphorst lijkt in strijd te zijn met de verplichting van de Archiefwet dat documenten zeven jaar moeten worden bewaard, zo stelde de rechtbank.

Documenten die onder het bereik van de Wob vallen waren in de mailbox van Nico Kamphorst gewist. Dat had de gemeente zelf toegegeven. Daardoor kon de rechtbank niet toetsen of openbaarmaking van documenten terecht was geweigerd. Dat betekent voor de rechtbank dat de weigering deze documenten openbaar te maken ten onrechte is geweest. De gemeente handelde in strijd met het zorgvuldigheidsbeginsel.

De stelling van de gemeente dat zij de door De War gevraagde documenten niet meer heeft, kwam de rechtbank als ‘niet geloofwaardig’ voor.

Hoewel de bestuursrechter het beroep van De War tegen het besluit van de gemeente gegrond verklaarde, won De War niet op alle punten. In twee documenten had de gemeente namen en passages weggelakt. De leden van De War vermoeden dat deze ‘bijzonder relevant’ kunnen zijn om het besluitvormingsproces rond de aanbesteding te doorgronden. Maar dat argument vond de rechtbank ‘onvoldoende concreet’. De gelakte namen hoeven dus niet openbaar te worden gemaakt.

De grote vraag of de gemeente Amersfoort de Archiefwet had overtreden, liet de rechtbank onbeantwoord. Het was al zo helder dat Amersfoort in deze Wob-procedures onzorgvuldig had gehandeld dat de rechter aan de beantwoording van die vraag niet eens was toegekomen.

Op 26 maart nam de gemeente een nieuw besluit over het Wob-verzoek van De War, zoals de rechtbank had opgedragen. Een aantal documenten en mails werden alsnog zonder weggelakte passages openbaar gemaakt. Hoewel ze dat eigenlijk niet nodig vond had de gemeente een extern it-bedrijf, Northwave uit Nieuwegein, onderzoek laten doen in de digitale systemen. In de mailbox van Nico Kamphorst was daarbij een mail gevonden die gedeeltelijk openbaar is gemaakt. Opmerkingen van de topambtenaar over een concept raadsinformatiebrief en over weggelakte passages blijven geheim.

Daarin liet de gemeente Amersfoort doorschemeren (zie boven) dat ze niet zeker weet of de Archiefwet wel helemaal is nageleefd. Maar in recente antwoorden op vragen van De Stadsbron hierover is die twijfel verdwenen. Op 12 april schrijft een woordvoerder: ‘Een medewerker is zelf verantwoordelijk voor de afweging welke mails gearchiveerd dienen te worden en welke niet. De mails die gearchiveerd worden, worden aangeboden bij de postkamer. Dit is conform de Archiefwet.’ 

Het is nu afwachten wat de hogere rechter over het archiefbeleid van de gemeente Amersfoort zal oordelen, want De War is inmiddels tegen het eindvonnis van de Utrechtse rechtbank in hoger beroep gegaan. Hoewel de procedure op veel punten is gewonnen, zijn nu juist de twee documenten waarover de rechtbank oordeelde dat gedeelten daarin terecht door de gemeente zijn weggelakt, in de ogen van De War essentieel. Het collectief hoopt dat de rechter in hoger beroep alsnog tot openbaarmaking van die delen zal beslissen.